2014年07月01日

20160303パワポデザイン目的

資料作り1

最近、企画書制作の仕事が増えている。先日TOPページと下層ページを一部リニューアルした結果、あるキーワードでの検索順位が、大幅に上がった。その結果、インターネット経由での申し込み数が増加したのだ。

クロージングとしてのクリエイティブも当然重要だが、やはり重要キーワードの検索順位の影響は大きい。ユーザーの行動に直結するキーワードなら、尚更だ。

そういった仕事をしていると、いろんなことを感じる。パワーポイントを活用した場合、そのデザインに気を取られる場合が多い。しかし、本当に大切なことは他にある。

それは、“目的”と“ターゲット設定”、そして“内容”だ。

この構造を設定することが、何より重要だ。ややもすると、画像を貼り付けたり、図版やその他のエビデンスを記載することに注力してしまい、“何のためにパワーポイントデザインを制作するのか”ということが疎かになるという本末転倒なことになりかねない。

その辺について、プレジデント「資料のつくり方」にわかりやすく説明されていたので、紹介したい。

 

◆資料作りはどうして必要なんだろう?

提案する、報告する、交渉する…。ビジネスのさまざまな場面で、日々、たくさんの資料が飛び交っている。企画書資料作りは、ビジネスパーソンに必要不可欠なスキルである、と言っていいだろう。

「資料は、相手に何かを伝え、行動を引き出すために作るもの。資料作りひとつでビジネスの成果が左右される、と言っても過言ではありません。しかし、これまであまり重視されてきませんでした」と話すのは、『プロの資料作成力』(東洋経済新報社)の著者、清水久三子氏だ。

確かに、新入社員研修で入社後に挨拶や電話応対のやり方は習っても、資料作成について教わった記憶はないだろう。ビジネスに必要不可欠なスキルにもかかわらず、ほとんどの人が、自己流や、上司・先輩のやり方をまねて身につけているのが実情だ。

だが、「これからは、ますます資料作成の高いスキルが求められるようになる」と清水氏。

「ビジネスが多様化、複雑化するなか、会社や業界の垣根を越えて、提案や報告、交渉するために、『共通言語』が異なる相手にも伝わる資料を作る力が問われるからです」

またビジネスの流れが加速化し、よりスピーディーな判断も求められるようになっている。そこでは、「パッと目を通すだけで、内容を理解できる資料」のニーズが高まっているのである。

「お互い合意したと思っていたのに、最後になって話が食いちがっていたという経験はありませんか?」と、問いかけるのは『A4一枚仕事術』(東洋経済新報社)の著者、三木雄信氏だ。

近年は事業のアウトソーシング化が進み、外部との協働は当たり前となっている。また、M&Aや合併、転職者や派遣社員の増加で、社内に異なる「仕事文化」を持つ人が混在しているのは、珍しいことではない。

「共通した仕事術という基盤がなくなっているにもかかわらず、多くの企業では『相手も自分と同じ考え方をしているはずだ』という幻想のもと、いい加減な説明でお互い理解したような『つもり』になっています。相手にわかるように、丁寧に説明することができれば、こうしたすれ違いはすべて解決するはずです」と三木氏。

そのためにも、「相手にすぐに理解され、行動を引き出すことができる資料を作る力が、業種業界にかかわらず、すべてのビジネスパーソンにも求められている」(清水氏)のである。

 

◆わかる、伝わる資料ってどんなもの?

「ビジネスにおける『わかる』には、2つの意味があります」と話すのは清水氏だ。

ひとつは、「なるほど、わかった」と、資料に書かれている意味を理解できること。もうひとつが「よし、わかった」と、書かれている内容に納得し、行動できることである。

資料作り2

「資料は、この2つの『わかる』について、ともにわかりやすい状態でなければなりません」と言う清水氏は、「わかりやすさ」を「おいしさ」と置き換えてみるとわかりやすいと説明する。

「ひとつ目の『わかりやすい』は、情報の質と量が適切で、脳に収まりやすい状態になっていることが必要です。『おいしさ』にたとえると、食べ物の質・量・調理方法が適切で、食べやすい状態といえます」(清水氏)

もうひとつの「わかりやすい」は、論理的にも感情的にも受け入れやすいということだ。「おいしさ」にたとえると、「そのメニューが、そのときの状況や相手の身体の状態にふさわしいのである」。「おいしさ」は、その人の好みや身体の状態、置かれているシチュエーションなどに応じて大きく変わるからだ。

「資料の『わかりやすさ』に話を戻すと、万人に、常にわかりやすい資料はないということです。対象や相手が置かれた状況に配慮して、それぞれに合った資料作りを意識することが必要になります。それが、論理的にも感情的にも受け入れやすい資料といえるでしょう。そのために必要とされるのは、スキルというよりマインド、いわば『おもてなしの心』のようなものなのです」(清水氏)

企画書を読んだ人に行動を起こしてもらう。そのためには、どういう欲求に訴え、かつ行動に対してのリターンを具体的にイメージさせる必要がある。それは、ある意味広告であり、心理学だ。

企画書制作は、本当に奥が深い…。