2014年07月24日

20160303プレゼンとはプレゼント

伝わるプレゼンから発想する企画書のつくり方1

魅力的なパワーポイントデザインも重要だが、それはプレゼンテーションの要素の一部に過ぎない。

クライアントを納得させ、新しい仕事の受注に結びつくかどうかは、いつ、どの場所で、誰を相手に、どんな切り口で伝えるかといった全体設計が基本になってくる。

そういったスキルが一番高いのは、何といっても広告代理店だろう。

そこで販促会議の特集で、広告代理店出身の方がそのノウハウを教えてくれていたので、以下ご紹介したい。

“伝わる”プレゼンから発想する企画書のつくり方

どんなに良い企画でも、それが相手に少しでも伝わらなければ採用してもらうことは難しい。
クライアントに企画の良さを十分に伝え、心をつかむためには、プレゼンテーションを見据えた企画書作成の様々な配慮が必要。
本ページでは、そのチェックポイントをkazepro代表取締役戸練直木氏に聞いた。

◆0まずは企画そのものを買ってもらう

企画を考える際は、ペストな提案をしたいもの。方向性さえ評価してもらえれば、予算やスケジュールが調整できる場合もある。オリエンテーションで予算面などの条件があったとしても、最初から枠を決めてしまうのではなく、実行段階で調整するくらいの意気込みで企画を考案しよう。

◆①プレゼンの状況を知る

状況が違えば伝え方も変わる。相手の人数、キーマン、会議室の広さ、時間帯、競合であれば順番など、プレゼンに関する情報をできるだけ収集し、企画の伝え方に落とし込もう。

◆②全体のプレゼンストーリーを考える

クライアントがプレゼンを通して最も知りたいことは何かをまずは整理しよう。それをプレゼン中にどのような流れで伝えていくのか、0の情報を活用し、相手の反応もシミュレーションしながら考えよう。

◆③プレゼンの見せ方を考える

①②をもとに、最もクライアントの心に響く見せ方を考える。パワーポイントだけがプレゼンの手法ではない。状況に合わせて、企画の見せ方を前もって考え、仕込んでおく必要がある。

◆④プレゼンのキモをチェックする

体制ばかり気にして、最後に何が言いたかったのか分からないのでは企画は通らない。クライアントが一番知りたいところをいつでも意識する必要がある。

◆⑤オリエン返しで終わらない

オリエンテーションに対しての解決方法を満たした上で、さらに別発想での企画や解決方法も用意しよう。求められている以上の企画を用意すると、それがクライアントのことを考え抜いた企画であれば、プラスに働くことが多い。

◆⑥チーム体制を明確にする

内容だけでなく、実際に当たっての体制をきちんと整えていることを伝える。それがないと、「本当にできるの?」と思われてしまうことも。実行までのプランや体制を明確にすることで、実現できることを理解してもらえる。

◆⑦チームのキャラクターを知ってもらう

クライアントと多く接している営業担当者は気付きにくいが、クリエイティブ担当を含めたこちらのチームのキャラクターや全体の雰囲気もクライアントは見ている。チーム体制だけでなく、何気ない雑談や、各パートのやりとりなどを通じて個々のキャラクターを知ってもらうことも大切だ。

◆⑧企画内容を理解してもらうための努力・工夫を惜しまない

企画書に加え、写真やビデオコンテ、模型など、その企画を理解してもらうための参考資料をできるだけ用意することで、クライアントも企画をイメージしやすくなる。

◆⑨企画書を複雑にしない

企画書は複雑にすると伝わらない。プレゼンのボリュームが多く、多岐に渡る場合は、最初の1枚でまず全体の流れを見せることが有効だ。

◆⑩パートごとの整合性をとり、流れを良くする

大きなプレゼンになると発表内容も色々なパートに分かれるが、各パートの整合性をとらないとクライアントも混乱する。また、パートごとの発表内容を分断させないことで、スムーズに企画を理解してもらうことができる。

◆⑪最後の整理を忘れない

プレゼンが長いと結局何か言いたかったのか分からなくなる場合も多い。最後に、改めて今日は何を提案したかったのかを整理して伝えよう。

◆⑫オリエンシートは10回以上読み直す

プレゼンの準備をしているうちに、クライアントが何を望んでいるかが見えにくくなってしまうことがある。何度も原点に立ち戻ることでブレないプレゼンができる。営業担当者はできるだけクライアントにヒアリングに行き、クライアントの要望を整理していこう。

プレゼンは、企画を全く知らない相手に伝えるということ。自己満足で終わってしまってはいけない」と語る戸練氏。

もちろん、企画の良さは絶対条件だが、その企画の魅力をいかに伝えきるかも重要なポイントだ。まず大前提として、分かりやすく、ロジカルな企画書であること。

そして、クライアントのこと、プレゼンのことを熟知した上での伝え方が必要だ。「状況が違えば伝え方も違う」と戸練氏が語るように、会議室の人数や時間帯など、細かい情報を落とし込むと有効。さらに、プラスアルファの提案や、こちらのキャラクターを理解してもらい、企画の良さを伝えることで「一緒に取り組みたい」と思ってもらうことができる。

「良い企画なら通るというほど、プレゼンは甘くないです。あまりにも内容に凝りすぎて、企画書を作ったりプレゼントを考えるのがぎりぎりになってしまうと、中身は良くても雑に見える。プレゼントと一緒で、中身だけでなくラッピングや渡し方まで考えないといけない。それがクライアントに対する配慮として、伝わるのではないでしょうか。」と戸練氏。

内容だけでなく、企画が伝わりやすいパワーポイントデザイン、そして通りやすい環境を作ることの重要性を改めて考えたい。