2014年07月06日

20160303テキストとビジュアル

良い企画書を制作する上で、一番を伝えたいことを文字で伝えるか、ビジュアルで伝えるかは悩むところ。

個人的には、相手に企画書を読む相手にとってインパクトのある事実、気になるフレーズは文字で表現し、イメージを喚起させるものや証拠的なものは写真、売上や登録会員等の伸びの推移、全体に占める割合などはグラフで表現することが多い。

いずれにしても、“おもてなしの心”を持って、理解しやすい企画書を制作することが成功への近道であることには違いない。

その辺について、詳しい記事を以下ご紹介したい。

◆ビジュアルを使い分ける

精魂込めて作り上げたメイン&サブのメッセージをいかに伝えるか。効果的に視覚化することが資料作りの総決算です。

まず重要なのが、何をどのようなビジュアルで表現するのかという判断です。上の図をご覧ください。縦軸は、人が一度に受け取れる情報量の多寡。横軸は、表現するものが事実情報なのか、概念なのか、訴えたい内容によってビジュアル表現は変わります。

例えば、メッセージが「SNSとは○○である」というように概念が形成されるプロセスの紹介であれば「図解」が適切でしょう。また、メッセージが「SNSで脱メール」のような短いコンセプトであれば、「テキスト」だけで表現したほうが効果的です。

思い切ってA4一枚に大きなフォントでキーワードーつというほうがインパクトを出せることがあるからです。ビジュアル化といっても、必ずしも図解化したり、絵を描いたりしなくてもいい場合もあります。

さらにメッセージの根拠・裏付けとなる現状分析結果などは事実情報なので「表・グラフ」という表現が最適です。

◆最適なテキスト表現法

テキストはすべての表現のベースとなるもの。言葉を厳選して「情報の質」を高めることにエネルギーを注ぐべきです。

しかし、多くの資料を見ていると「質の悪い言葉」にたびたび出くわします。頻出ワードとして「バュー」「課題」「コミニケーション」「協業」などが挙げられます。ほとんどの人が意味をしっかり定義せず、何となく使っています。「バリューつて何ですか?」と問うと、きちんと答えられないのです。「マーケティング」「ソリューション」など相手の年代やその人が属する業界によって意味・解釈が異なる場合もあります。言葉の選択は慎重に。これがポイントです。

もう一点、情報の質を高めるうえで指摘したいのは、「タイトル・見出しと内容との関連」です。

タイトルには「○○の特徴」とあるのに、テキストを読むと調査した凡庸な結果がただ羅列してあるだけで、そこから抽出された何かがあるわけではない。同様に、タイトルまわりに「○○の成果」とうたっているのに、自分たちが資料作成時に調査したことばかり書き連ね、「○%削減」といった情報がないこともあります。

「情報の量」にも配慮が必要です・例えば、業務の効率化を提案する際、A4一枚に「営業マンが日々受け取るメール平均数」を巨大なフォントで「500通」とだけ書く方法もあります。「500」という数字が目に飛び込んでくるので、読み手は「そんなに多いなら処理時間が大変だ、(SNSなど)何か対策を考えないと……」と考えるように導かれるのです。

情報を盛り込みすぎると本質が見えなくなる傾向があります。適切な量に抑えるには三つの方法があります。

①まずは減らす。修飾語や冗長な尾は削除します。文章は箇条書きにする。それをさらにキーワードレベルにまで洗練させ、最終的には図解できるところは図解にします。

②因数分解。繰り返し出てくるワードがあれば、ab+ac+ad=a(b+c+d)と因数分解の要領でくくって整理しましょう。

③量を制限する。作成する資料のフォントサイズや記載スペースを事前に決めてしまえば、結果としていらないものを削ぎ落とす作業が自動的に行われ、情報がシェイプされるのです。

こうして見てくると、企画書制作のノウハウは無限にある。ただ良い企画書を制作するだけではなく、絶えずクライアントの反応を意識しながら、改善をコツコツと続けることが意外と一番重要なことなのかも知れない。