2014年07月15日

20160303企画書図版

企画書作成 ビジュアルの使い分け1

人は、読解よりも視覚の方が認識は早い。

優れた企画書は、事実を端的に表現したキャッチコピーと見出し、そしてそれを裏付けるデータもしくは絵にした図版や写真で、スピーディな理解を促進させる。

特に、ビジュアルは目立ち、インパクトがある。

“効果的な視覚化”こそ、受注につながる企画書制作の要諦だ。その辺について、詳しく説明している資料を紹介したい。

ビジュアルを使い分ける

精魂込めて作り上げたメイン&サブのメッセージをいかに伝えるか。効果的に視覚化することが、資料作りの総決算です。

まず重要なのが、何をどのようなビジュアルで表現するのかという判断です。上の図をご覧ください。縦軸は、人が一度に受け取れる情報量の多寡。横軸は、表現するものが事実情報なのか、概念なのか、訴えたい内容によってビジュアル表現は変わります。

例えば、メッセージが「SNSとは○○である」というように概念が形成されるプロセスの紹介であれば「図解」が適切でしょう。また、メッセージが「SNSで脱メール」のような短いコンセプトであれば、「テキスト」だけで表現したほうが効果的です。

思い切ってA4一枚に大きなフォントでキーワードーつというほうが、インパクトを出せることがあるからです。ビジュアル化といっても、必ずしも図解化したり、絵を描いたりしなくてもいい場合もあります。

さらにメッセージの根拠・裏付けとなる現状分析結果などは事実情報なので、「表・グラフ」という表現が最適です。

テキストはすべての表現のベースとなるもの。言葉を厳選して「情報の質」を高めることにエネルギーを注ぐべきです。しかし、多くの資料を見ていると「質の悪い言葉」にたびたび出くわします。

頻出ワードとして「バリュー」「課題」「コミニケーション」「協業」などが挙げられます。ほとんどの人が意味をしっかり定義せず、何となく使っています。「バリューつて何ですか?」と問うと、きちんと答えられないのです。「マーケティング」「ソリューション」など、相手の年代やその人が属する業界によって意味・解釈が異なる場合もあります。言葉の選択は慎重に。これがポイントです。

もう一点、情報の質を高めるうえで指摘したいのは、「タイトル・見出しと内容との関連」です。タイトルには「○○の特徴」とあるのに、テキストを読むと調査した凡庸な結果がただ羅列してあるだけで、そこから抽出された何かがあるわけではない。同様に、タイトルまわりに「○○の成果」とうたっているのに、自分たちが資料作成時に調査したことばかり書き連ね、「○%削減」といった情報がないこともあります。

「情報の量」にも、配慮が必要です。

例えば、業務の効率化を提案する際、A4一枚に「営業マンが日々受け取るメール平均数」を巨大なフォントで「500通」とだけ書く方法もあります。「500」という数字が目に飛び込んでくるので、読み手は「そんなに多いなら処理時間が大変だ、(SNSなど)何か対策を考えないと……」と考えるように導かれるのです。

情報を盛り込みすぎると、本質が見えなくなる傾向があります。適切な量に抑えるには、3つの方法があります。

①まずは減らす。修飾語や冗長な尾は削除します。文章は箇条書きにする。それをさらにキーワードレベルにまで洗練させ、最終的には図解できるところは図解にします。

②因数分解。繰り返し出てくるワードがあれば、ab+ac+ad=a(b+c+d)と因数分解の要領でくくって整理しましょう。

③量を制限する。作成する資料のフォントサイズや記載スペースを事前に決めてしまえば、結果としていらないものを削ぎ落とす作業が自動的に行われ、情報がシェイプされるのです。